Ящик користувача на bizhub, як елемент безпечної друку

Так звана безпечна друк - справа корисна (в основному в офісі, звичайно, але іноді буває, що і вдома теж). Відповідні рішення використовуються сьогодні практично повсюдно: в фінансових організаціях і комерційних компаніях, в держструктурах, в медичних установах (як правило, приватних) та ін.

В кожному окремому випадку має місце бути цілий набір причин для впровадження систем безпечної друку, однак як мінімум дві з таких причин універсальні: перша - це, власне, безпеку даних, друга - проста економія у вигляді скорочення витрат на друк. Найчастіше для організації таких систем закуповується спеціальне обладнання, що забезпечують ідентифікацію кожного окремого користувача, розгортаються спеціальні мережі, які управляються принт-серверами і контролюються співробітниками відділів безпеки, виділяються особливі принтерні кімнати, створюються системи фільтрів і політики друку для запобігання витоків даних, спрощення процедур друку і т.д.

Однак у багатьох випадках із завданням підвищення безпеки друку здатне впорається і одне єдине мережеве МФУ, в якому коректно налаштовані ящики користувачів. Наприклад, в сучасних МФУ серії bizhub від Konica Minolta (докладніше про характеристики моделей тут - Viotec) Функція скриньки користувача дозволяє елементарно контролювати як час друку кожного документа, і час життя його копій в пам`яті друкувального пристрою. Іншими словами, є найпростішою системою безпечної друку.

У bizhub скриньку користувача фактично являє собою окрему папку в сховище даних МФУ, яка використовуватися може різними способами, наприклад:

• Можна надіслати документ з комп`ютера на bizhub в свій ящик користувача, і цей документ не буде роздрукований поки ви особисто не відкриєте ящик безпосередньо через панель управління МФУ і не підтвердите відправку потрібного документа на друк;
• можна відсканувати документ на bizhub і зберегти копію в своєму ящику користувача;
• можна відправити факсом копію документа, що зберігається в скриньці користувача;
• в ящику користувача можна також зберігати документи, які доводиться друкувати часто, і роздруковувати їх у міру потреби, не пересилаючи їх кожен раз відправляти їх з комп`ютера;

При цьому функціонал bizhub дозволяє налаштовувати час зберігання і опції друку для кожного окремого документа в ящику користувача. Крім того, на одному МФУ можна налаштовувати кілька таких ящиків, скажімо, для різних відділів фірми і / або індивідуально для кожного співробітника. При необхідності будь-який з ящиків можна запароліть для запобігання несанкціонованому доступу до нього.

Загалом же, грамотно налаштований скриньки користувача на мережевому МФУ bizhub дає цілий ряд переваг, зокрема:

• важливий документ, який ви відправили на друк, роздрукувати і забрати з лотка МФУ можете тільки ви, а не хтось інший (помилково або навмисно);
• в свій ящик користувача можна відправити відразу кілька різних документів (в тому числі і з зовнішнього пристрою зберігання даних) в різний час і роздрукувати їх за один раз, а не бігати півдня по коридорах або поверхах, щоб їх зібрати;
• є можливість видалити важливий і / або об`ємний документ з пам`яті принтера відразу після його друку, в тому числі і в автоматичному режимі;
• можна знизити до мінімуму кількість непотрібних копій, друкувати документи тільки в економному режимі, використовувати дуплексну друк і т.д.