Ухвалення організацією управлінських рішень: як налагодити процес

Чи не в кожній організації процес прийняття управлінських рішень налагоджений. Це веде до збоїв в роботі. Ухвалення помилкових рішень викликає додаткові витрати і зменшує економічну ефективність організації. Тим часом, виклики зовнішнього середовища загострюють проблеми конкурентоспроможності компаній. Якщо несвоєчасно реагувати на них, організація може бути ліквідована. Тому важливо правильно налаштувати систему прийняття рішень

Управлінські рішення і їх види

Необхідно враховувати, що специфіка галузі може впливати на те, як буде здійснюватися керівництво компанією. Під управлінським рішенням прийнято розуміти процес вибору дії, яке призведе до виконання існуючої завдання. Також розпорядження можуть бути спрямовані на усунення проблеми.

Процес прийняття рішень в організації - основа управлінської діяльності. На їх результатах базується вся система менеджменту компанії.

Залежно від того, як проходить процедура вибору управлінської альтернативи, виділяють наступні види рішень:

• Інтуїтивні. Керівникові доводиться брати на себе всю відповідальність за наслідки, т. К. Для створення розпорядження немає серйозної аналітики. В результаті начальником використовується власний досвід і знання про відповідній галузі.
• Раціональні. Це найбільш вивірені і збудовані заходи, для прийняття яких необхідно запропонувати якісне обгрунтування.
• Засновані на судженнях. У цьому випадку попередній досвід діяльності учасників центру прийняття рішень, інформація, якою вони володіють, дозволяє їм судити про те, який варіант дій зробити.

Класифікувати управлінські рішення можна і в залежності від характеристик особи, яка його приймає:

• ризиковані;
• обережні;
• імпульсивні, коли створення нових ідей не носить постійного характеру, схильне емоційному стану;
• врівноважені, які відображають здатність керівника аналізувати ситуацію, дивитися на неї з боку, вдаватися до допомоги інших, щоб зробити вибір.

Заходи також можуть носити також запрограмований і незапрограмований характер, ставитися до стратегічного або оперативного управління.

характеристики альтернатив

Щоб вибрати найбільш раціональний варіант з тих, що можливі в конкретній ситуації для вирішення проблеми, необхідно враховувати певні риси процедури.

Особливість управлінських рішень полягає в наступному:

• наявність конкретної мети, адже прийняття управлінських рішень завжди пов`язане з певною проблематикою;
• реалізація тісно пов`язана з системою менеджменту організації і з мотивацією персоналу;
• вибір варіанту є наслідком мисленнєво-психологічної діяльності, тому багато рішень суб`єктивні і залежать від компетентності співробітників;
• найчастіше думка має документальне підтвердження (наказ, акт, протокол і т. д.);
• є тимчасові обмеження, що не вклавшись в які в принципі втрачається сенс прийняття будь-яких дій.

Етапи процесу створення альтернатив

Прийняття рішень в організації - це досить складний в реалізації процес. Кожен з етапів, який можна виділити в ході вибору управлінських альтернатив, вимагає особливої уваги. Не можна позначити ті, що є більш важливими або незначними. Адже погане виконання будь-якого з них призведе до того, що рішення буде неефективним або не вироблено зовсім. Серед етапів виділяють:

• Пошук інформації, з якого починається будь-який управлінський процес. Зібрані дані дозволять розкрити ситуацію, що вимагає рішення. Цей етап полягає в діагностиці проблеми. Іноді організації вводять конкретні показники, значні коливання яких сигналізують про те, що необхідно втрутитися.
• Постановка цілей і їх конкретизація. Особливість цього етапу полягає в тому, що розроблені цілі необхідно перевірити на відповідність технології smart. Вони повинні бути конкретні і зрозумілі для будь-якого співробітника, якому в подальшому транслюються для виконання.
• Формулювання критеріїв, яким має відповідати майбутнє рішення.
• Виявлення всіх можливих альтернатив, надалі перевіряються на спроможність.
• Оцінка створених альтернатив полягає у визначенні їх відповідності висунутим критеріям, а також переваг і недоліків кожної з них. За інших рівних умов це дозволяє зрозуміти, чого не вистачає для прийняття конкретного рішення.
• Вибір альтернативи, який може здійснюватися різними методами.
• Виконання прийнятого рішення і контроль його реалізації.

Для того щоб зрозуміти, чи було прийняття управлінських рішень в організації ефективним, потрібно заздалегідь продумати механізми контролю та показники, які будуть свідчити про те, що результат не досягнутий.

Вимоги до альтернатив

Незалежно від того, якого роду система управління існує в організації, будь-що робиться дія повинна відповідати певним вимогам. Це дозволяє уникнути вибору некоректних заходів або здійснення безплідних перетворень.

Головне - управлінське рішення повинно бути своєчасним. Недотримання цієї умови робить марними будь-які інші дії. Тому система прийняття рішень ґрунтується також на тимчасових орієнтирах. До іншим вимогам відносять:

• Конкретність, якщо не перевіряти альтернативи за цим критерієм, то починається плутанина в діях, які дозволяють усунути проблеми.
• Вказується відповідальність. Якщо керівнику або співробітникові не визначити рівень відповідальності, він буде схильний менше аналізувати ситуацію. Розуміння того, що є система покарань або заохочень, дозволяє підвищити якість зроблених дій.
• Обгрунтованість. Потрібно прагнути, щоб співробітники збирали якомога більше інформації, на якій базуються їхні дії. Це призведе до зниження кількості інтуїтивних варіантів, в результаті чого система управління стає більш ефективною.
• Єдність розпорядження. В процесі пошуку вирішення проблеми потрібно розуміти, хто є основним центром розпоряджень. Його відсутність може привести до того, що система управління зруйнує сама себе. Адже співробітники будуть отримувати різні ввідні, приймати рішення, які можуть суперечити один одному.

Своєрідне мистецтво прийняття рішень полягає в тому, щоб, не запам`ятовуючи вимоги, реалізовувати процес в суворій відповідності з ними.

Рівні прийняття рішень

Час, який відводиться на те, щоб розробити метод усунення проблеми, багато в чому залежить від стандартності вихідних умов, а також від рівня менеджменту. Прийнято виділяти такі варіанти:

• Рутинний. На даному рівні всі проблеми мають однотипний характер, тому багато в чому доводиться діяти за аналогією. Наприклад, якщо в організації з`являється новий співробітник, йому потрібно створити свій корпоративний електронну поштову скриньку. Фахівці IT-відділу досить швидко усувають це питання.
• Селективний, коли менеджеру потрібно з можливих варіантів самостійно досить швидко визначити кращу дію. Наприклад, якщо клієнт не задоволений покупкою, співробітник магазина може запропонувати повернути гроші, віддати в ремонт товар, обміняти на такий же або на іншу модель.
• Адаптаційний. Цей рівень передбачає, що буде розроблятися нова міра, яку іноді слід узгодити з вищим керівництвом. Якщо система менеджменту дозволяє, то керівнику дозволено взяти всю відповідальність на себе і реалізувати обрану альтернативу.
• Інноваційний. Являє собою прийняття рішень в менеджменті, які носять прогресивний характер. Подібна система здатна навіть змінити організацію зсередини. Для прийняття подібних заходів потрібно ретельно вивчити інформацію з різних джерел, т. К. Ступінь ризику дуже висока.

Залежно від рівня рішень відрізняється і ймовірність того, що воно може бути прийняте однією людиною. Чим вище позиція, тим більше осіб бере участь в узгодженні альтернатив.

Як підвищити якість процесу?

Будь-яка система управління може стати ще більш ефективною, якщо вдосконалювати процес розробки рішень. Умови, які дозволяють це зробити, можуть бути зведені до наступного:

• максимальна автоматизація процесів, що дозволяє піти від суб`єктивності співробітників і прискорити вибір;
• відстеження правової обгрунтованості обраних заходів;
• створення досить великого переліку управлінських альтернатив;
• підвищення якості інформації, збільшення її обсягу;
• створення центру прийняття рішень, відхід від одноосібних варіантів;
• побудова дорожньої карти, дерева цілей і використання інших інструментів, що дозволяють візуалізувати взаємозв`язок між діями і їх наслідками;
• зміст і стадії процесу прийняття управлінських рішень повинні відповідати науковим підходам і останніми даними досліджень в конкретній сфері.

Щоб система ухвалення рішень, що стосуються управління організацій, заробила ефективно, необхідно постійно вдосконалюватися і співробітникам, і керівникам. Це дозволяє всім говорити на одній мові в процесі обговорення проблеми.

Яким би підходом не користувалася організація, потрібно розуміти, що процес прийняття рішень неможливий без створення своєї системи. Її слід оновлювати і вдосконалювати відповідно до вимог ринку і умови розвитку галузі.