Прокрастинація: чому люди відкладають справи «на потім» і як цього уникнути

Час від часу кожен з нас щось відкладає «на потім», адже завжди є щось більш цікаве, ніж поточні зобов`язання. Як правило, людина не надає цьому великого значення, тому що сподівається, що ближче до кінця терміну виконання завдання з`явиться необхідне натхнення. Існує навіть ряд жартів на цю тему.

Однак така повільність є лише марною тратою часу.

Дослідження в 2015 р показали, що людина в середньому витрачає 55 днів на рік на «відкладання», витрачаючи 218 хвилин кожен день на малозначні справи.

Думка про необхідність великої сили волі для продуктивної діяльності помилково.

У кожної людини є ліміт сили волі. Мозок людини запрограмований на постійне задоволення потреб, і невеликі заохочення час від часу більш привабливі для людини.

Розробляючи плани, людина будує своє майбутнє, тому і всі переваги можуть бути доступні тільки в майбутньому. Але даний може надати людині негайне задоволення поточних бажань, змушуючи людини відкладати плани і просто насолоджуватися моментом.

Ось чому сподіватися на силу волі не варто. Все що потрібно - це зрозуміти корінь проблеми і потроху почати виробляти в собі звичку продуктивної діяльності.

Існує 5 основних причин прокрастинації. Визначивши справжню причину, можна знайти спосіб припинити відкладати справи у відповідності з наступним поділом:

Тип 1: Перфекціоніст

Це люди, які приділяють занадто багато уваги дрібними деталями. Перфекціоністи бояться братися за завдання, тому що переживають через те, що кожна дрібниця не буде зроблена правильно. Вони також можуть застрягти в процесі, навіть якщо вже почали, тільки тому, що бояться рухатися далі.

Рада перфекціоніст

Не потрібно дозволяти одержимості кожною дрібницею заволодівати временем- необхідно чітко поставити перед собою мету і розписати час виконання кожного завдання. Це допоможе залишатися зібраними і вкластися в тимчасові рамки завдання.

Наприклад, якщо потрібно написати доповідь, то спочатку потрібно чітко визначити мету доповіді.

Якщо метою є простий виклад змін за кілька місяців, то не варто вживати багато пишномовних слів, краще зосередитися на діаграмах і графіках. Але при цьому варто переконатися, що мета буде досягнута, і насправді немає потреби витрачати час на предмети, які не допоможуть в досягненні мети.

Тип 2: Мрійник / Фантазер

Це людина, якій більше подобається складати ідеальний план, ніж дії по його втіленню. Такі люди дуже креативні, але рідко закінчують розпочате.

Рада Мрійникам

Не можна дозволяти уяві брати верх, потрібно «твердо стояти на землі», поставивши конкретні (і досяжні) цілі на кожен день, засновані на таблиці постановки цілей і завдань: поставити мету, розбити на дрібні завдання, які можна виконати негайно.

Наприклад, якщо людина хоче вставати раніше кожен день, то варто поставити чітке завдання: «через 3 тижні я буду вставати о 6.30 щодня». Далі слід розбити задачу на більш дрібні:

• з сьогоднішнього дня лягати спати до 11 вечора;
• ставити будильник-нагадування, що пора спати;
• домовитися з друзями про зустрічі на більш ранній час, щоб можна було лягти спати раніше;
• протягом 1-го тижня розсипати в 7.30 навіть по неробочих днів. Йти бігати або плавати вранці у вихідні;

… і т.д.

При цьому варто ставити під сумнів свій прогрес під час виконання завдань. Потрібно відстежувати ресурси і трудовитрати за кожним завданням, щоб зрозуміти, яке з них всього лише трата часу. Цей факт допоможе зосередитися на справах, які дають позитивний результат і збільшують продуктивність.

Тип 3: ухиляється

Це неспокійний чоловік, який боїться брати в роботу завдання через страх провалу. Такі люди краще відмовляться від роботи, ніж будуть засуджені іншими за свої можливі помилки.

Рада для ухиляються

Хоча перевірка електронних повідомлень у пошті і приваблива, але не варто ставити це заняття першим в списку справ за день. Як правило, листи не так важливі.

Замість цього, спочатку варто витратити ранок на найбільш складні завдання. Це подарує задоволення від зробленого і дасть імпульс на продуктивний день.

Людям цього типу потрібно спробувати розбити завдання на більш дрібні завдання і зрозуміти, скільки насправді часу і енергії потрібно для їх виконання. При цьому варто робити реальні розрахунки.

Наприклад, здається, що доповідь з 2000 слів потребують багато часу і зусиль. Але можна розбити його на більш дрібні складові, наприклад:

• Введення: приблизно 100 слів (15 хв.)
• Зміст (15 хв.)
• Звіт про фінансовий стан: графік і 100 слів супровідного тексту (20 хв.)
• Аналіз показників: 3 аргументу, заснованих на новій бізнес-моделі, кожен приблизно по 400 слів (приблизно 40 хв. На кожен аргумент)
• Висновок: приблизно 800 слів (30 хв.)

Тип 4: Творець кризових ситуацій

Такі люди навмисно відкладають роботу до останньої хвилини. Для них крайній термін здачі (критичний момент) - щось захоплююче. Вони вірять, що працюють краще в обмежених часових рамках.

Рада для Творців кризових ситуацій

Обмеження тимчасових ресурсів і робота на знос - це всього лише ілюзія, тому що не дає можливості переглянути виконану роботу і поліпшити її при необхідності.

Щоб уникнути таких ситуацій, варто спробувати скористатися методом «помідора», розробленим італійським підприємцем Франческо Чирилло.

Метод заснований на роботі з найбільшою концентрацією протягом невеликих періодів часу з короткими перервами для відновлення між ними.

Наприклад, можна використовувати таймер для поділу комплексної роботи на невеликі відрізки, між якими влаштовувати невеличкий перепочинок.

У той час як періодичний відпочинок дозволяє відновити енергію, можливість закінчити роботу раніше терміну надасть час для її поліпшення.

Тип 5: Метушливий

Це найбільш метушливий тип людей, у яких існує проблема з розміщенням пріоритетів за завданнями, т. К. Їх (завдань) або занадто багато, або такі люди відмовляються працювати над найменш значущими для них завданнями. Вони не знають, як вибрати найкраще завдання, і просто відкладають вибір.

Рада для метушливих

Варто чітко розставити пріоритети: важливі завдання повинні мати пріоритет над усіма іншими.

Потрібно визначитися з метою завдання і очікуваним результатом.

Наприклад, клієнт направив електронне повідомлення поштою з питанням про хід проекту і просить відповісти якомога швидше. В цей же час приходить інше завдання за рішенням логістичної проблеми, яка впливає на всі поточні проекти. До чого варто розпочати в першу чергу?

На відповідь клієнту буде витрачено близько 5 хвилин, але користь буде тільки для одного клієнта. Рішення логістичної проблеми, можливо, і займе більше часу, але принесе користь всій компанії.

Підводячи підсумок, можна помітити, що майже всі означені типи пов`язані з типом мислення. Люди продовжують відкладати роботу «на потім» через певні страхів. Саме тому зміна ставлення людини до роботи може допомогти у вирішенні проблеми прокрастинації і збільшити продуктивність.

Може здатися, що зміна способу мислення - це величезна праця, але виконуючи невеликі завдання кожен день, поступово людина звикне справлятися з роботою: від постановки завдань до їх поділу і оцінки значущості кожного завдання.

Рекомендуємо подивитися:

Тім Урбан забавно і дуже зрозуміло розповів про те, що рухає людьми, які постійно відкладають свої справи на невизначений термін.