Як планувати час, щоб все встигати

Хороші звички властиві успішним людям. Одна з найбільш корисних - ефективне планування часу. Кожній людині відома ситуація, коли день проходить в напруженій роботі, а результат не виправдовує очікувань. Більш того, виникає ще більша завантаженість і напруга.

Правильне планування з легкістю вирішить цю проблему. Ви не тільки зможете впоратися з усіма запланованими цілями і справами, але і збережіть запас енергії і сил.

принцип 70/30

Фахівцями давно доведено, що щохвилинне планування свого дня не приведе до очікуваних результатів. Неможливо прорахувати всі аж до хвилини. У житті свій розклад, в якій завжди є місце несподіванок і непередбачених обставин.

До того ж варто відзначити, що, якщо людина все ж спробує контролювати свій день по секундах, він поступово почне перетворюватися на робота, де немає місця повноцінному відпочинку і повсякденним радощів.

Який найоптимальніший вихід? Існує методика, що передбачає планування 70% часу. Варто пам`ятати, що «ефект несподіванки» присутній в нашому житті щодня, тому що залишилися 30% тримайте про запас.

Думайте про завтрашній день

Якщо вписати цю звичку в щоденне життя, ваші справи помітно підуть вгору. Привчіть себе щовечора думати про справи, які треба буде розв`язати вже завтра. При цьому фахівці радять візуалізувати намічені плани. Заведіть щоденник, де ви зможете записувати те, що хочете реалізувати.

Розділіть свою записну книжку на кілька стовпців. З лівого боку позначайте пріоритетні завдання, з правого - менш важливі справи, що не відрізняються великою терміновістю. За виняткових обставин їх можна відкласти, але намагайтеся не відкладати в довгий ящик.

Впоралися з якоюсь справою? Не забудьте викреслити його зі списку. Це потрібно для того, щоб відчувався прогрес. Він заповнить ваші сили і буде надихати на подальші подвиги. Постійно регресний список завдань також служить підтвердженням того, що ви успішно справляєтеся з наміченим планом.

Психологи дають цікавий рада. В кінці кожного дня записуйте в щоденнику підбадьорливі фрази, які спонукають до дії. Вони не тільки простимулюють на наступний день, але і дозволять не розслаблятися завчасно.

Більшість з них припадає на ранок

Важлива рада: постарайтеся вирішити більшу частину своїх справ до обіду. Чому це працює? Варто вам побачити, що всі важливі і заплановані завдання успішно зроблені, ви відчуєте неймовірну легкість.

Проведіть обідню перерву з користю. У ці хвилини найкраще зробити дзвінки близьким людям, відповісти на пропущені виклики або оплатити комунальні послуги. На вечірній час залишається самий мінімум, особливо ті справи, які приносять задоволення і розслаблення.

Відпочинок під час роботи

Правила планування робочого часу мають на увазі не тільки дії, а й відпочинок, який є обов`язковою умовою. У кожної людини є свої потреби в наявності і тривалості вільного часу. Однак фахівці з тайм-менеджменту стверджують, що найкраще зарекомендував себе такий метод: ви працюєте 50 хвилин, при цьому на відпочинок виділяєте 10. Спочатку можна присвячувати справах 45 хвилин, роблячи перерву на 15.

Як ефективніше використовувати час на відпочинок? Найкращим варіантом буде не короткочасний сон або соціальні мережі, а фізичні вправи. Якщо ваша робота пов`язана з комп`ютером, обов`язкове розминка для очей і шиї. Корисним заняттям буде і легкий перекус, прибирання робочого місця, саморозвиток або необхідні телефонні дзвінки.

реальні плани

У гонитві за досягненням щоденних завдань не варто вдаватися в крайнощі. Не беріть на себе нездійсненні обсяги робіт. В цьому випадку ви все одно не встигнете зробити все, що намічено, тим самим будете відчувати незадоволеність в кінці дня. Розраховуйте свої сили та складайте раціональний список.

Тут варто відзначити важливий момент. Не плутайте плани з цілями, які можуть і повинні бути надзвичайно складними. Планування свого робочого часу для того і треба, щоб домогтися їх в найкоротший і запланований термін.

Не слід працювати з ранку і до глибокої ночі. Краще розбийте свої цілі на кілька блоків, вирішуючи їх планомірно і стабільно. Цей продуктивний варіант ефективніше хаотичних дій. Більш того, він допоможе зберегти енергію під кінець дня.

Чудовим доповненням буде графа в списку, яка вказує, на скільки відсотків виконано план. Вона наочно покаже ваш зріст або, навпаки, занепад, скоректує подальші дії. Намагайтеся не тільки виконати щоденний план, а й перевиконати його хоча б на малий відсоток. В результаті ви впораєтеся не тільки з записаними в щоденнику завданнями, але і додатковими справами. Вам буде приємно помічати свою продуктивність у вигляді 150%, 170% і т.д.

необхідна тиша

Багато людей навіть не помічають того, що працюють в неналежних умовах. Шум телевізора або радіо, голоси родичів і колег заважають сконцентруватися, тим самим знижуючи продуктивність. У підсумку ви сповнені свіжих пліток і зайвої інформації.

Важливі і термінові справи вимагають надзвичайної зосередженості. Тому тиша повинна стати вашим вірним супутником. Тільки так ви зможете досягти найкращого результату.

важливість порядку

Успішні люди славляться порядком як в думках, так і на робочому місці. Складно працювати за столом, на якому неможливо нічого знайти через плутанину і безладдя в документах. Щодня виділяйте декілька хвилин на прибирання. Порядок зробить вас більш організованим і значно заощадить час.

Рекомендуємо викинути застарілі, непотрібні речі, які не принесуть ніякої користі. Це допоможе звільнити робочий стіл. Пам`ятайте, що кожна річ повинна мати своє місце. Канцелярські магазини в величезній кількості випускають набори і футляри для зберігання. Як тільки ви наведете порядок, справи відразу підуть вгору.

Геть непотрібні речі

Бувають такі речі, від яких складно позбутися. Ми вмовляємо себе, що коли-небудь вони принесуть користь, але цей момент ніколи не настане. Більш того, вже давно доведено, що старі речі і предмети побуту повні негативної енергетики, нехай і прибрані в дальній шафа або на антресоль.

Зверніть увагу не тільки на свій робочий стіл, але і простір в будинку або офісі в цілому. Зберіться з силами і викинете все непотрібні речі, які зберігаються на кращі часи. Одяг можна віддати в дитячі будинки або іншим нужденним людям. В результаті ви відчуєте легкість, що послужить поштовхом для подальшого розвитку і здійснення намічених справ.

Спосіб життя

Будь-який вид спорту, будь то художня гімнастика або плавання, повинен обов`язково числитися в вашому щоденному розкладі. Навіть звичайна зарядка підвищить ваш тонус, і ви здивуєтеся результатами, якщо будете займатися вправами регулярно.

Також рекомендуємо відмовитися від шкідливих звичок. Згодом здоров`я зміцниться, а обсяги виконаних робіт будуть зростати.

5 важливих порад від Дена Кеннеді

Хто такий Ден Кеннеді і чому до нього варто прислухатися? Його по праву можна назвати успішною людиною, який на своєму прикладі довів важливість часу. Зараз він мультимільйонер і автор книг, де розкриті секрети його багатства і статусу. Основні поради такі:

1.Вніманіе на телефон. Безумовно, мобільні телефони та інші гаджети корисні в повсякденному житті. Але варто врахувати, що вони виступають не тільки помічниками, а й прихованими ворогами. Якщо ви зайняті важливою справою, привчіть себе ігнорувати дзвінки. Співрозмовник наполегливий? У разі, коли причина розмови не є терміновою, передзвоніть в обідню перерву чи після роботи.

2.Огранічьте ділові зустрічі. Деякі люди вважають, що безперервні ділові зустрічі приведуть до успіху. Це не зовсім так. Мільйонери усіма силами намагаються їх обмежити. Намагайтеся виконувати наступне:

• Скоротіть кількість переговорів і зустрічей до самого мінімуму.
• Пам`ятайте, що багато переговори можна провести не тільки особисто, але і віддалено. У цьому випадку допомогу надасть телефон, скайп і інші онлайн-додатки.
• Говоріть відразу ж по справі і поставте обмежена кількість часу на зустріч. Формальні розмови про погоду вкрадуть дорогоцінні хвилини.
• Активно користуйтеся делегацією повноважень, якщо є така можливість.

3.Пунктуальность. Ця риса дисциплінує вас і робить більш авторитетним в очах інших людей. Вимагайте від підлеглих своєчасного приходу на роботу. Не забувайте показувати приклад своєю персоною.

4.Любовь до списків. Ден Кеннеді підтверджує, що ведення щоденника і складання списків просто необхідно. Кожен день ми стикаємося з величезним потоком завдань, тому пам`ять може щось упустити.

5.Необхідність каталогів. Вам слід привчити себе зберігати важливі звіти або листи в хронологічному порядку, будь то папка на комп`ютері або роздрукований варіант. У разі необхідності ви завжди зможете знайти необхідні документи.