Матриця дуайта айзенгауера: як навчитися керувати часом

Управління часом (або тайм-менеджмент) - корисне вміння, що дозволяє не заплутатися в нескінченному потоці поточних справ. Однією з найбільш простих і ефективних методик самоорганізації за допомогою розстановки пріоритетів є матриця Ейзенхауера.

Родоначальником технології вважається відомий американський військовий і політичний діяч. В середині минулого століття цілеспрямованість, працездатність і дисциплінованість дозволили полковнику Дуайту Девіду Ейзенхауера зайняти пост президента США.

У чому суть технології?

Визначаючись з пріоритетністю наявних справ, Ейзенхауер керувався двома критеріями - терміновістю і важливістю. Щоб уявити матрицю наочно, слід на паперовому аркуші побудувати систему координат. Ось Х означатиме ступінь значущості справ, вісь У - їх терміновість. В результаті побудови повинно вийти чотири квадранта.

У верхньому лівому кутку слід записати всі термінові, але незначні справи. До таких належать завдання категорії «форс-мажор». Вони, як правило, виникають раптово, а їх виконання не займає багато часу. Разом з тим, реалізація завдань з цього квадранта не наближає людину до досягнення глобальних цілей. До неважливим термінових справах відносяться: лагодження пральної машинки, відправка листа, привітання кого-небудь з днем народження.

Квадрант, що утворився в верхньому правому куті, призначений для значущих завдань, що вимагають якнайшвидшого виконання. Подібні справи, якщо їх не зробити вчасно, можуть стати причиною проблем зі здоров`ям. Якщо такі завдання стосуються роботи, від швидкості їх реалізації залежить просування по кар`єрних сходах, фінансове благополуччя. Приклади термінових важливих справ: підготовка презентації, захист дипломної роботи, похід до лікаря з гострим болем.

У нижньому правому квадранті повинні виявитися значущі завдання, що вимагають неспішного виконання. Незважаючи на те, що такі справи нікуди поспішати, працювати над їх реалізацією необхідно систематично. Якщо цього не робити, через якийсь час вони перекочують з нетермінової категорії в строкову. Фахівці з тайм-менеджменту радять вписувати в цей квадрант все заняття, що підвищують якість життя людини, а також сприяють саморозвитку. До таких належать: спортивні тренування, освітні курси, регулярні медичні обстеження.

Нижній лівий квадрант - доля «потішних» справ. Виконання завдань, вписаних в цьому кутку, не приносить ніякої практичної користі, проте доставляє емоційне задоволення. Якщо ж піддатися спокусі, сконцентрувавшись на реалізації занять даного сегмента, незабаром з`ясується, що на інші, більш важливі речі не вистачає часу. У тайм-менеджменті все, що відволікає від виконання основних завдань, прийнято називати хронофаги. До «пожирачам часу» відносяться: перегляд телевізора, зависання в соціальних мережах, балаканина по телефону.

Як правильно застосовувати технологію?

Матриця пріоритетів Ейзенхауера - не тільки інструмент планування, а й своєрідний тест. Аналіз наповнення кожного квадранта дає уявлення про те, наскільки раціонально людина використовує час. Велике число завдань у верхньому лівому сегменті (термінові / неважливі) свідчить про відсутність вміння відділяти головне від другорядного. На практиці це виливається в постійну зайнятість без видимої віддачі. Консультанти по тайм-менеджменту рекомендують таким працівникам приділяти менше уваги миттєвим проблем, короткостроковим цілям і іншим неістотних дрібниць.

Матриця Ейзенхауера з переважним числом записів у верхньому правому квадранті (термінові / важливі) вказує на невміння працівника розподіляти навантаження або його нездатність дотримуватися складеного раніше плану. Останнє, як правило, відбувається, коли людина неадекватно оцінює свої можливості. Наприклад, він відводить на підготовку доповіді 2-3 години, а в реальність витрачає весь робочий день. В результаті всі залишилися заплановані завдання він змушений переносити на завтра. А далі незавершені справи накопичуються, як снігова куля, і, нарешті, настає момент, коли робити все треба похапцем на останній хвилині.

Краще за всіх із завданням оптимізації часу справляється працівник, у якого в матриці домінує нижній правий кут (нетермінові / важливі). Уміння правильно розставляти пріоритети, планувати і адекватно розраховувати сили дозволяє йому працювати на перспективу, тобто не тільки бути зайнятим, а й отримувати дивіденди від своїх праць. Таких людей роботодавці характеризують як організованих, відповідальних і пунктуальних. Висока оцінка в очах начальства, природно, впливає на кар`єрне просування.

Найбільше завдань виявилося в нижньому лівому кутку? Порядок денний, заповнена в основному нетермінових / неважливими справами, сигналізує про те, що пора розібратися з «пожирачами часу». У тайм-менеджменті шкідливої визнається будь-яка неефективна діяльність. Хронофаги може бути, наприклад, хобі, віднімає занадто багато часу. Якщо захоплення (навіть дуже корисне) перестає бути заняттям на дозвіллі, заважає основним видом діяльності, його необхідно помістити в тимчасові рамки і строго стежити за дотриманням відведеного ліміту.

Як виправити ситуацію?

Якщо матриця Ейзенхауера виявила проблеми планування і розстановки пріоритетів, необхідно задіяти й інші інструменти тайм-менеджменту. Наприклад, рекомендується практикувати постановку довгострокових цілей, розділяти великі завдання на малі, нещадно боротися з хронофаги.

Оптимізувати тимчасові витрати допоможуть і такі практичні поради, що стосуються матриці Ейзенхауера:

• Число завдань в сегменті «терміново і важливо» необхідно звести до мінімуму - однієї-двох.
• Якщо невирішених проблем накопичилося багато, частина повноважень можна делегувати іншим співробітникам.
• Концентрувати увагу необхідно на ділянці «важливо і не терміново»: там має бути найбільше завдань.
• Розписуючи терміни на виконання завдань, треба адекватно оцінювати часові витрати.
• Необхідно прагнути до того, щоб розділ «байдуже і не терміново» був порожнім.

Якщо причина неефективності криється в хронофаги, їх слід знайти і знешкодити. В даному випадку стане в нагоді такий інструмент як ведення хронометражу дня. Обов`язковою умовою на роботі і в побуті має стати виконання однієї справи за один раз. Не можна відкладати великі завдання на потім: їх необхідно робити щодня потроху. Ще одна цінна здатність, що дозволяє довго і плідно трудитися, - вміння відпочивати.

Вихідні дні можна присвятити захопленням або саморозвитку, наприклад, прочитати одну з цих книг:

• Аллен Девід. Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу.
• Архангельський Гліб. Тайм-драйв: як встигати жити і працювати.
• Геній Анатолій. Високоефективний тайм-менеджмент по Матриці Ейзенхауера.
• Зайверт Лотар. Ваш час - у Ваших руках.
• Лідс Реджина. Повний порядок. Потижневий план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові.
• Фіоре Нейл. Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім.