Що робити, якщо роботодавець втратив трудову книжку

Трудова книжка - це гарантія пенсії і подальшої кар`єри, сховище всього досвіду, професійної діяльності людини. При влаштуванні на нову роботу ніхто не повірить на слово, що раніше претендент займав високу посаду і має досвід, і може продовжити розвиток на наступному місці. Якщо наймач втратив трудову книжку - це справжній головний біль для співробітників всіх посад і професій. Звичайно, все можна виправити, а от побігати і попотіти доведеться роботодавцю. Саме йому, навіть якщо останній усіма способами намагається перекласти це завдання на співробітника. Що ж робити, якщо роботодавець втратив трудову книжку?

Повна відповідальність за збереження трудової книжки лежить на роботодавця, який, згідно із законом повинен зберігати її в неспаленому сейфі, вести облік трудових в спеціальній книзі. На руки видають виключно виписки з трудової. Це необхідно, якщо людина працює на конкретному місці більше п`яти днів. Якщо трудова книжка була загублена, значить, зберігали її неправильно в ненадійному місці, або у керівництва є злий умисел, щоб не повертати документ. Звичайно, можливий і форс-мажор у вигляді крадіжки сейфа.

За зберігання та видачу відповідає хтось із організації, найчастіше з кадрового відділу або бухгалтерії. Згідно з Інструкцією про трудові книжки, документ повинен бути повернений співробітнику, а його втрата - проблема саме нанимающей боку.

Що потрібно знати?

Відповідальність за втрату книги настане:

• якщо працівника безпідставно відсторонили від його посади, перевели на іншу роботу або звільнили;
• якщо роботодавець не бажає виконувати рішення суду чи інших органів держави, відновлювати незаконно скороченого працівника;
• якщо наймач віддав трудову не в потрібне для працівника час, написав незаконну причину звільнення, усвідомлено бреше про причини;
• якщо роботодавець втратив книгу з усіма її записами, таким чином, позбавляючи особу шансу отримати наступне місце.

Завершальний пункт найнеприємніший, адже в більшості ситуацій на нове трудове місце не бажають брати, якщо претендент не приніс з собою трудову книжку. Той, хто винен в неможливості заробити грошей постраждалим, на думку законодавства, і змушений їх йому компенсувати. Роботодавець зобов`язаний відшкодувати всі прогули, які співробітник був змушений здійснити за відсутності трудової.

Далі можливий наступний сценарій:

1. Якщо роботодавець визнає свою провину і відшкодовує збитки, або ж зобов`язаний зробити нову книгу з усією втраченої інформацією за мировою угодою, сприяючи пристрою співробітника на нову роботу (видає йому характеристику, копію трудового договору, довідку про втрату трудової).
2. Якщо роботодавець чинить опір і намагається викрутитися. Таким чином, доведеться робити і видавати дублікат і платити не тільки матеріальну, а й моральну компенсацію, адже подальшою дією працівника, швидше за все, буде звернення до суду. При розголосу в організацію, ймовірно, навідаються контролюючі інстанції, і доведеться ще й платити штрафи за безвідповідальне зберігання документів.
   Чому втрати трудової повинен боятися не працівник, а його наймач? Роботодавцю краще добровільно і оперативно повністю відновити документ співробітника, взявши на себе всі фінанси, необхідні для цього.

Якщо цього не зробити, за законодавством РФ ст. 13.12 передбачається:

• адміністративне попередження або штраф не менше 1000 і не більше 5000 рублів;
• приватні підприємці платять цю суму або на 90 днів припиняють діяльність;
• юридичні особи сплачують штраф не менше 30 тисяч рублів і не більше 50 тисяч, або призупинення роботу на термін до 90 днів.

Якщо це повторне порушення законодавства, винувате обличчя заслужить дискваліфікацію на 3 роки. Більш того, можливі навіть санкції при затримці видачі по ст. 234 ТК РФ: «Роботодавець зобов`язаний відшкодувати працівникові неотриманий їм заробіток у всіх випадках незаконного позбавлення його можливості трудитися».

Ця сума становить за кожен день середній денний заробіток, тобто близько 500 рублів, причому нема за робочі, а за календарні дні. У суді співробітник може зажадати також моральну компенсацію за позбавлення можливості працювати на новій посаді.

Увага! Якщо на роботу співробітника не беруть, тому що ви не маєте при собі трудову книжку, то таким чином порушується закон. Що робити? У ст. 65 ТК РФ в останньому абзаці зазначено, що роботодавець зобов`язаний видати нову трудову в зв`язку з втратою попередньої. Більш того, можна прийти на нове місце з довідкою про втрату трудової з попереднього і характеристикою від роботодавця.

Як вчинити співробітнику, щоб повернути свій документ

1. Слід написати роботодавцю, який втратив книжку, заяву про видачу дубліката, тобто попросити надати вам другу трудову книжку, за яким керівництво зобов`язане видати її протягом 15 діб. Також можна письмово попросити видати нову книжку (без всіх старих записів). Заява рекомендується направляти цінним листом з описом вкладення, це в майбутньому послужить доказом, що ви просили оформити дублікат.
2. Потрібно підготувати документацію, яка підтвердить стаж до початку роботи на місці, де повинні оформити дублікат, тобто новеньку книжку. Це може бути трудові договори, накази про призначення на посаду, інші трудові, рішення суду, довідки від попередніх роботодавців. Всі ці документи буде збирати саме роботодавець, загублених книжку. Для цього він може посилати запити з проханням дати йому відповідні документи. Записи про місця і часу роботи на них можна відновити навіть в тому випадку, якщо організації, де працював співробітник, вже не існують. Для цього слід звернутися в міський архів.
3. Якщо роботодавець відмовляється видавати дублікат, слід звертатися до суду, Роскомнадзор, ГИТ і Архівну службу.
4. Подальша інструкція для працівника і роботодавця (останньому можуть не дати інформацію) можуть звернутися до Пенсійного фонду, де з 2000 року є вся інформація про місця і часу роботи на них кожного громадянина.
5. Дублікат, тобто другу за рахунком книжку, заповнюють таким чином: в розділі «відомості про роботу» в графі 3 - загальний стаж, в графах 2 і 3 - дата прийому на роботу, назва підприємства, посада (в номері 3), звільнення - дата (2), причина (3). Записувати слід тільки достовірні відомості. Графа 4 існує для номера і дати документа.
6. Дублікат віддають співробітнику під розписку.

Як роботодавці намагаються ухилитися від відповідальності

Спритність роботодавців в бажанні перекласти відповідальність на співробітника вражає. Щоб співробітник сам відновлював книгу, збирав документи або погодився не подавати в суд, вдаються до найрізноманітніших прийомів. Яким саме?

1. Винна пошта. В цьому випадку для працівника готова брехня, що вся справа в якості роботи пошти. Нібито трудову книжку відправили рекомендованим листом, а далі слід шукати самим. І документ, що підтверджує відправку книжки поштою, теж покажуть. Як боротися: Якщо працівник не дав письмової згоди (заяви) згідно п. 4.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок кожного працівника, то роботодавець може заплатити штраф і повернути дублікат. Тому краще не давати згоди, щоб вам передали книгу поштою.

2. Роботодавець може стверджувати, що книгу видали, але працівник не підписався про отримання. Як боротися: роботодавець відповідальний за зберігання документа, якщо щось було зроблено неправильно, це не знімає відповідальності і зобов`яже працедавця все одно видати дублікат.

3. Плутанина з документацією. Приклад з юридичного форуму: працівник написав заяву на відпустку зі звільненням після нього, бланки на відпустку і на звільнення були підписані. 3.12.2014 (день звільнення) був зайнятий і не з`явився в офіс, через 2 дні з офісу зателефонували і повідомили про втрату. Співробітник представив копію трудової з попереднього місця роботи для видачі дубліката, при цьому повідомили, що йому проставляють прогули, і звільнений він не був. Співробітник відділу кадрів запропонував написати заяву на відпустку за свій рахунок, поки готують дублікат.

Як боротися: залучати юриста. Даний випадок, як яскравий приклад спритності відділу кадрів, винного в втрату документа, був прокоментований юристом в такий спосіб: вдень звільнення вважається останній день відпустки. Всі розрахунки і видача трудової книжки повинні бути зроблені перед відходом у відпустку. Кадровий відділ незаконно ставить прогули за час, коли працівника вже звільнили, щоб він не подав до суду за втрату книги і не зажадав компенсацію. В даному випадку можна взяти копію трудового договору та характеристику з попереднього місця роботи, щоб влаштуватися на нову роботу, поки на старій оформляють дублікат.

Роботодавцю співробітника, який втратив трудову, треба знати:

Працівники відділу кадрів повинні ретельно перевіряти всі документи, які надає здобувач, адже він може давати неправдиві дані про своє попередньому досвіді. Особа може спробувати приховати факти пияцтва або крадіжки на попередньому місці роботи, залишити за собою професійний досвід, який в реальності відсутня. Таким чином, роботодавцю намагаються надати підроблені документи. Для перевірки цієї інформації слід всього-на-всього передзвонити на попереднє місце роботи і з`ясувати, чи правду каже співробітник.

Щоб трудову було легше відновити, потрібно кожен раз перед влаштуванням на роботу робити копію трудової, завіряти копії у фахівців відділу кадрів. З дубліката відновлення буде швидше і простіше.

Коротко про суд

Якщо все ж справа дійшла до суду, обидві сторони хочуть довести свою правоту, то роботодавець виграє, якщо:

• документ віддали співробітнику в день звільнення, він підписався в книзі обліку трудових книжок;
• працівник не захотів брати документ в день звільнення;
• працівникові відправили повідомлення на наступний день після звільнення;
• працівник не повідомив начальство, що забирає трудову, і забрав.

Співробітник виграє, якщо:

• не отримував документ в день звільнення, не давав дозволу на відправку поштою;
• його не взяли на роботу через відсутність трудової;
• має моральну шкоду через втрату книги і відмов прийняття на нову роботу.

У кого більше шансів? Якщо буде доведено, що книгу не віддали, шансів більше у працівника. Він виграє, а наймач видасть йому дублікат, перенісши дату звільнення на дату його видачі, і виплатить всі гроші за цей період працівникові (середній заробіток).